Новий ДСТУ 4163:2020 щодо документів: надмірний формалізм чи виправдана педантичність?

Наказом Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 1 липня 2021 року № 144 було прийнято ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (далі — ДСТУ, Стандарт), який прийшов на заміну ДСТУ 4163:2003 і набув чинності 1 вересня 2021 року.

Згідно з пунктом 1.1 ДСТУ цей стандарт поширюється на такі організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації:

• організаційні (положення, статути, посадові інструкції, штатні розписи тощо);
• розпорядчі (постанови, рішення, накази, розпорядження);
• інформаційно-аналітичні (акти, довідки, доповідні записки, пояснювальні записки, службові листи тощо).

Стандарт застосовується під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, установ, підприємств, організацій та інших юридичних осіб незалежно від їх функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності та форми власності.

Приписи судової практики

Не пройшло й тижня з дня набрання чинності новим ДСТУ, як українські суди почали активно звертатися до його положень у своїх судових рішеннях у розрізі аналізу процесуальних документів, поданих до суду. У цій статті розглянемо найбільш популярні приписи, які згадуються в актуальній судовій практиці.

Найчастіше суди використовують пункт 5.26 ДСТУ, відповідно до якого відмітка про засвідчення копії документа складається з таких елементів:

• слів «Згідно з оригіналом» (без лапок)
• найменування посади
• особистого підпису особи, яка засвідчує копію
• її власного імені та прізвища
• дати засвідчення копії

До прикладу, можна навести низку ухвал, якими суд залишає позовні заяви без руху з підстав недотримання вимог щодо засвідчення документів або ж взагалі відсутності такого засвідчення:

• ухвала Господарського суду міста Києва від 22 вересня 2021 року у справі № 910/15432/21,
• ухвала Івано-Франківського окружного адміністративного суду від 21 вересня 2021 року у справі № 300/5210/21,
• ухвала Любешівського районного суду Волинської області від 17 вересня 2021 року у справі № 162/568/21.

Варто звернути увагу на те, що копія набуває юридичної сили лише в разі засвідчення в установленому порядку, а неправильно засвідчені або незасвідчені копії документів є недопустимими доказами фактичних обставин справи та підставою для скасування судового рішення у справі.

В ухвалах Південно-західного апеляційного господарського суду від 17 вересня 2021 року у справі № 923/398/14 (923/595/21), Чигиринського районного суду Черкаської області від 20 вересня 2021 року у справі № 708/905/21, Луганського окружного адміністративного суду від 10 вересня 2021 року у справі № 360/4488/21 суди зауважують, що підпис має містити найменування посади особи, яка підписує документ (у повній формі, якщо документ надруковано не на бланку, у скороченій — на документі, надрукованому на бланку), особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім’я та прізвище (пункт 5.22 ДСТУ).

Ініціали замінить ім’я та прізвище, а організаційну форму юрособи треба писати повністю

Якщо раніше потрібно було вказувати ініціали та прізвище особи, то відтепер у документах фігуруватимуть тільки ім’я та прізвище, що свідчить про адаптацію до європейських стандартів. Причому в більшості випадків, зокрема й наведених вище, прізвище пишеться повністю великими літерами.

Луганський окружний адміністративний суд часто нагадує про пункт 4.5 Стандарту, згідно з яким у документах, які оформлюють на двох і більше сторінках, такі реквізити, як відбиток печатки та відмітка про засвідчення копії документа, проставляються після тексту документа: ухвали від 21 вересня 2021 року у справі № 360/5050/21, від 20 вересня 2021 року у справі № 360/4945/21, від 17 вересня 2021 року у справі № 360/5040/21 тощо.

За пунктом 5.4 ДСТУ найменування юридичної особи — автора документа має відповідати повному найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про юридичну особу.

Недотримання цієї вимоги стало підставою для залишення позовних заяв без руху (ухвали Господарського суду міста Києва від 20 вересня 2021 року у справі № 910/12833/21 та від 20 вересня 2021 року у справі № 910/15032/21, у яких під час подання документів було використано позначення «ТОВ» замість «Товариство з обмеженою відповідальністю»).

В ухвалі від 20 вересня 2021 року у справі № 910/15032/21 Господарський суд міста Києва зазначає, що позовну заяву оформлено без дотримання пункту 6.2 ДСТУ, згідно з вимогами якого бланки документів повинні мати такі поля в міліметрах: 30 — ліве; 10 — праве; 20 — верхнє та нижнє. Позицію суду аргументовано тим, що оформлення позовної заяви з дотриманням ДСТУ є необхідним з огляду на подальше формування судом матеріалів справи.

Дата – один із основних реквізитів

Положеннями пункту 4.1 Стандарту передбачено перелік реквізитів документів, який вміщує 32 елементи, а пункт 4.4 охоплює перелік обов’язкових реквізитів для документів, які створюють юридичні особи. Вдалим є приклад ухвали Виноградівського районного суду Закарпатської області, якою суд відмовляє в задоволенні клопотання слідчого з підстави відсутності необхідних реквізитів документа, зокрема дати, посилаючись на пункт 4.1 ДСТУ.

Суди касаційної інстанції також звертають увагу на сучасні вимоги. Так, в ухвалі Касаційного адміністративного суду у складі Верховного Суду від 9 вересня 2021 року у справі № 0440/6728/18 суд відхиляє аргументи заяви про виправлення описок і очевидних арифметичних помилок, підсилюючи свою позицію правилами, встановленими оновленим Стандартом.

До слова, зауважимо, що в судовій практиці перша вказівка на ДСТУ з’явилася в ухвалі Запорізького окружного адміністративного суду про залишення позовної заяви без руху від 29 січня 2021 року у справі № 280/681/21, хоча на момент прийняття цього судового рішення Стандарт ще не набрав чинності.

Навіть у випадку відкриття провадження у справі судді не вважають зайвим нагадати її сторонам про відповідні вимоги, посилаючись на ДСТУ та норми процесуальних кодексів. Зокрема, згадують:

• пункт 5.26 Стандарту та зазначають, що письмові докази подаються в оригіналі або в належним чином засвідченій копії
• якщо для вирішення спору має значення лише частина документа, подається засвідчений витяг із нього
• копії документів вважаються засвідченими належним чином, якщо їх засвідчено в порядку, встановленому чинним законодавством

Підвищення грамотності чи формалізм?

Наведені вище дії судів із точки зору процесуального законодавства можна трактувати як надмірний формалізм. Думку з приводу якого вже висловлювали і Європейський суд з прав людини, і Верховний Суд. Однак вважаємо, що з метою чіткості, конкретизації та систематизації процесуальних документів вимог чинного законодавства має бути дотримано.

Водночас вважаємо, що суди повинні сприяти обізнаності осіб, які звертаються до суду, шляхом розміщення на офіційних вебсайтах зразків процесуальних документів, складених відповідно до нових стандартів.

Наразі невідомо, як ситуація розгортатиметься далі, проте з аналізу актуальної судової практики можна зробити висновок:

• під час підготовки та подання документів до суду необхідно приділяти увагу не тільки змісту документа, а і його процесуальній формі,

• недотримання вимог і в першому, і в другому випадках призводить до негативних наслідків, як-от залишення позовної заяви без руху, заяви або клопотання без розгляду чи без задоволення.